O sucesso da Santillana Brasil hoje, assim como no futuro, está baseado no talento de nossos profissionais, na nossa solidez e em nossa reputação, algo que depende muito da conduta de cada um.
A Santillana Brasil se compromete com o efetivo cumprimento de todas as leis, normas e tratados internacionais vigentes relativos a compliance, cujos conteúdos definem a correta e íntegra atuação no mercado, tais como a Lei n o 12.846/2013, o Decreto no 8.420/2015, a Lei no 12.529/2011, a Portaria Normativa MEC no 7/2007, a Convenção sobre o Combate da Corrupção de Funcionários Públicos Estrangeiros em Transações Comerciais Internacionais (OCDE), a Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção (UNCAC), a Convenção Interamericana contra a Corrupção, a Lei Orgânica no 5/2010 da Espanha, bem como o FCPA, o UK Bribery Act e leis internacionais com efeito extraterritorial.
Diante disso, este Código de Ética e Conduta define as ações que norteiam a nossa conduta ética e profissional, para garantirmos o atendimento à legislação nacional e internacional e a continuidade do sucesso da Santillana Brasil, orientando nossas relações com clientes, fornecedores, concorrentes, colaboradores e colegas de trabalho.
Nossa ética é o nosso compromisso maior para uma atuação responsável e transparente.
O Código de Ética e Conduta Profissional aplica-se a todos os administradores, diretores, conselheiros, funcionários, estagiários, prestadores de serviços e a todas e quaisquer pessoas físicas e/ou jurídicas relacionadas direta ou indiretamente com a Santillana no Brasil, independentemente de cargo ou função, doravante designados simplesmente como “colaboradores”.
Os valores e princípios básicos de atuação devem constituir um guia obrigatório de conduta ética empresarial dos colaboradores. Os valores compartilhados pelos colaboradores são, exemplificadamente:
O termo compliance é derivado do verbo inglês “to comply”, que significa cumprir as ordens e agir em conformidade com as regras e normas vigentes. Assim, o compliance corporativo é a adoção de procedimentos pela empresa com a finalidade de garantir o cumprimento à risca da legislação vigente e de regras internas, mediante prevenção, orientação, fiscalização e punição dos desvios de condutas ou práticas ilegais.
Nesse sentido, com o objetivo de adequar os atos praticados por todas as partes envolvidas na atividade empresarial às normas regulamentadoras, a Santillana Brasil manterá ativa uma Unidade de Cumprimento de Compliance, doravante designada “UCC”.
A UCC será responsável por identificar, controlar, informar, instruir e mitigar, por meio dos procedimentos adequados, os riscos que a empresa possa vir a sofrer pela falta de cumprimento das leis, normativas, normas internas e/ou do presente Código, além de fiscalizar e punir toda e qualquer violação dos seus termos.
A Santillana Brasil e todo colaborador deverão atuar no sentido de sempre auxiliar os atos da UCC e zelar por sua autonomia, independência, imparcialidade, por seus recursos materiais, humanos e financeiros necessários ao pleno funcionamento do órgão.
Cumprimento das leis e normas vigentes
O exercício das atividades profissionais e os assuntos comerciais devem sempre respeitar as legislações e as normas vigentes, bem como as normas e políticas internas das empresas do grupo. Em caso de dúvida sobre a interpretação da legislação ou norma, o colaborador deverá consultar a UCC.
Os colaboradores receberam treinamento no sentido de prevenir a prática de qualquer conduta discrepante às orientações deste Código e da legislação. Assim, fica expressamente vedado a qualquer colaborador da Santillana Brasil:
a) prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a agente público, a terceira pessoa a ele relacionada ou a agente privado;
b) financiar, custear, patrocinar ou, de qualquer modo, apoiar a prática dos atos vedados neste Código ou qualquer outra conduta que seja considerada ilícita ou imoral;
c) utilizar-se de intermediário para ocultar ou dissimular seus reais interesses ou a identidade dos beneficiários dos atos praticados;
d) dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos, ou intervir em sua atuação, inclusive no âmbito das agências reguladoras e dos órgãos de fiscalização do sistema financeiro nacional.
A Santillana Brasil reserva o seu direito de regresso contra o colaborador que tenha cometido alguma infração que acarrete qualquer tipo de dano ao Grupo.
Todo colaborador acusado ou condenado em processo judicial ou administrativo que afete o exercício de suas funções profissionais ou prejudicar a imagem e os interesses da Santillana Brasil deverá informar à UCC, que analisará e tomará as medidas cabíveis, conforme o caso.
A Santillana Brasil e seus colaboradores se comprometem a efetuar, periodicamente, revisão das práticas de negócios realizadas, e, caso sejam inconsistentes com os regramentos do presente Código e da legislação, informarão à UCC, para que esta defina os ajustes adequados dos atos e garanta o cumprimento das normas.
Em conformidade com a Constituição Federal de 1988, a Santillana Brasil repudia qualquer tipo de discriminação, assédio ou preconceito. Toda e qualquer formade preconceito explícito ou implícito, assédio moral, discriminação racial, sexual, religiosa, cultural ou de qualquer espécie está proibida e vedada. Essas situações caracterizam crimes e devem ser denunciadas.
A empresa entende que o crescimento profissional de cada colaborador está intimamente ligado ao seu desenvolvimento pessoal. Por esse motivo, facilita a formação de seus colaboradores em um ambiente de igualdade. Promoçõesserão, portanto, fundamentadas, preferencialmente, no mérito, na competênciae no desempenho das funções profissionais.
Em geral, a participação do colaborador em outras empresas ou o exercício de atividades remuneradas fora da Santillana Brasil deve ser comunicado à UCC para avaliação de eventual conflito de interesses. Não havendo conflitos, a atividade exercida não pode comprometer o período de trabalho e/ou seu desempenho.
Relações comerciais particulares com colegas, clientes e fornecedores poderão ser realizadas desde que haja um espaço definido pela empresa para tal fim.
A Santillana Brasil repudia todo e qualquer tipo de atividade fraudulenta de colaboradores e de qualquer pessoa de seu relacionamento.
São atividades fraudulentas e, portanto, criminosas: falsificação, desvio de recursos, apropriação indébita, roubo, corrupção ativa e passiva, pagamentos e recebimentos de origem duvidosa, entre outras. Nesse sentido, os colaboradores se comprometem também a respeitar todas as disposições contidas nas variadas normativas internas da Santillana Brasil, tais como, exemplificadamente, normas sobre uso de cartões corporativos de débito e crédito, uso de veículos, reembolso de despesas, aprovação de contratos e quaisquer outras regras que lhes sejam apresentadas.
Devemos sempre prevenir, identificar, comunicar e coibir fraudes internas e externas. Os responsáveis pelos casos identificados estão sujeitos a punições e ao encaminhamento às autoridades competentes. Ao tomar ciência de casos de fraude ou qualquer ilicitude, o colaborador deve comunicar-se imediatamente com a UCC por meio de um dos canais de comunicação indicados neste Código.
As relações com o setor público nacional e estrangeiro deverão zelar pela probidade. Qualquer ato praticado em desconformidade com os valores e preceitos estabelecidos neste Código e na legislação sujeitará o colaborador às sanções cabíveis, conforme o caso.
Nesse sentido, é terminantemente proibido, seja qual for a situação:
Em caráter excepcional, mediante consulta prévia à UCC, poderão ser admitidas a entrega de brindes de pequeno valor e o custeio de despesas com refeição e estadia em valores módicos e razoáveis, tais como em casos de organização de eventos e congressos institucionais e sem fins lucrativos pela Santillana Brasil e outras situações de promoção institucional do negócio. É vedado obter qualquer tipo de benefício direto ou indireto em troca do brinde dado, refeição ou estadia custeados e/ou da participação no evento.
No caso específico de participação da Santillana Brasil em processo licitatório federal, estadual, distrital ou municipal, os colaboradores envolvidos no certame receberam treinamento e orientação, e se obrigam a sempre atuar conforme os regramentos previstos na Lei no 8.666/93, a Lei de Licitações, e na Portaria Normativa MEC no 7/2007.
A fim de coibir eventuais vícios e ilegalidades, a validação dos documentos necessários para formalizar a participação não poderá ser efetuada por um único colaborador. Na condução do processo de licitação, é proibido aos colaboradores:
A Santillana Brasil tem participação ativa no Programa Nacional do Livro Didático (PNLD), com altíssimos índices de aprovação das obras submetidas. A atuação da empresa durante o PNLD deverá, sempre, ser conduzida com transparência e respeito às disposições contidas neste Código e a todas as normas referentes ao Programa, com especial destaque à Portaria Normativa MEC no 7/2007.
É proibido oferecer ou receber presentes, doações ou favores de clientes, fornecedores, prestadores de serviços, funcionários públicos ou outros agentes políticos. Contudo, poderão ser admitidos a entrega e o recebimento de brindes de pequeno valor, tais como calendários, canetas, lápis, entre outros, e o pagamento de almoços ou jantares em valores módicos e razoáveis. Importante: é vedado obter qualquer tipo de benefício direto ou indireto em troca do brinde dado ou recebido.
A preservação da saúde e da integridade física dos nossos colaboradores é fundamental, bem como proporcionar condições de trabalho seguras e sadias. Assim, todos devem se comprometer com os procedimentos e instruções internas disponíveis na intranet do portal de recursos humanos, que garantem a segurança e a saúde, bem como o cumprimento rigoroso da legislação. De acordo com a legislação, consumir drogas ilícitas e bebidas alcoólicas, bem como fumar em ambientes fechados, são consideradas práticas ilegais. No entanto, serão habilitadas áreas delimitadas destinadas exclusivamente ao consumo de produtos do tabaco (comumente chamadas de fumódromos). O consumo de bebidas alcoólicas nas dependências da empresa é proibido. Do mesmo modo, é proibido trabalhar alcoolizado ou sob influência de qualquer substância ilícita.
Patrocínios a instituições privadas ou públicas são permitidos apenas quando desvinculados de qualquer contrapartida comercial direta ou indireta para a Santillana Brasil e quando atendidas as normas internas da empresa e leis aplicáveis, desde que o evento patrocinado seja de interesse da empresa e permita que haja a efetiva promoção da marca da Santillana.
É obrigação do colaborador proteger e não divulgar informações confidenciais da empresa, tais como informações não publicadas sobre negócios, operações, projetos, clientes e colaboradores. Cada colaborador é responsável pela segurança das informações às quais tem acesso. São consideradas “informações confidenciais” quaisquer informações transmitidas pela Santillana Brasil. O envio e/ou a disponibilização das informações e dos documentos confidenciais da Santillana por parte dos colaboradores se darão, quando necessários e permitidos, das seguintes formas:
A obrigação de sigilo não se aplica às informações que:
Os conhecimentos adquiridos ao longo da experiência profissional constituem propriedade intelectual de cada colaborador. No entanto, planilhas de custos de operação, informações sobre clientes, informações de pesquisa, sistemas, metodologias de negócios no mercado, dados técnicos de sistemas proprietários, dados econômicos e quaisquer outros documentos e informações oficiais da Santillana Brasil são de propriedade da empresa, sendo vedada a sua exportação ou utilização para fins diversos do interesse da Companhia.
A empresa veda a seus colaboradores que se utilizem de informação privilegiada, isto é, informação relevante ainda não divulgada ao mercado (“Informação Privilegiada”), de que tenha conhecimento e da qual deva manter sigilo, a fim de propiciar, para si ou para outros, vantagem indevida mediante utilização ou negociação, em nome próprio ou de terceiro, com valores mobiliários ou com informações confidenciais, projetos, sistemas ou estratégias de qualquer empresa da Santillana Brasil. A Santillana Brasil veda, também, a utilização de propriedade intelectual de concorrentes. Em outras palavras, pessoas contratadas pela empresa estão proibidas de “importar” propriedade intelectual de outra empresa.
O descumprimento das obrigações relativas à propriedade intelectual da empresa poderá sujeitar o colaborador à aplicação de penalidades pela UCC, sem prejuízo de medidas judiciais e administrativas cabíveis. As informações confidenciais da
Santillana Brasil deverão manter seu caráter confidencial por prazo indeterminado, sendo vedada sua utilização fora dos interesses da Companhia e/ou transmissão a terceiros a qualquer tempo.
A Santillana Brasil tem o compromisso com a privacidade de seus clientes, parceiros, prestadores de serviços e colaboradores, bem como respeita as leis e os regulamentos aplicáveis de privacidade e proteção de dados que regulam o tratamento de dados pessoais, em especial à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal no 13.709/2018).
Este Código de Ética e Conduta Profissional, bem como as políticas e procedimentos sobre privacidade se aplicam às atividades de tratamento envolvendo dados pessoais realizadas por todos os colaboradores, parceiros, prestadores de serviços da Santillana Brasil, bem como ao tratamento de seus respectivos dados pessoais pela Santillana Brasil. Além disso, a Santillana Brasil também exige de seus parceiros e prestadores de serviços a adoção de todas as medidas necessárias para tornar seus processos de tratamento de dados pessoais adequados aos padrões pela LGPD.
Os dados pessoais tratados pela Santillana Brasil, ou em nome dela, deverão ser tratados mediante finalidade legítima e específica, por meio de uma base legal autorizadora que a justifique, ou seja, a partir de uma hipótese prevista na LGPD que fundamente cada tratamento.
Em caso de dúvidas sobre a legalidade de alguma atividade de tratamento de dados pessoais, entre em contato pelo e-mail protecaodedados@santillana.com.
É dever do colaborador zelar pelo patrimônio da empresa, inclusive a propriedade intelectual. São patrimônios da Santillana no Brasil: bens, produtos, serviços e informações de clientes, fornecedores e funcionários, sendo que seu acesso/uso pelo colaborador não implicará, em hipótese alguma, transferência de titularidade, por sempre permanecerem na posse e propriedade da empresa.
A Santillana Brasil respeita as comunicações pessoais de seus colaboradores por meio da internet e por outros meios de comunicação. No entanto, os colaboradores comprometem-se a fazer uso responsável da internet e de outros meios de comunicação, dos sistemas de informática e, de forma geral, de qualquer outro meio que a sociedade colocar a sua disposição.
O e-mail corporativo é destinado a fins profissionais de interesse da Santillana. A utilização para fins pessoais deverá ser feita em casos excepcionais, sem que haja interferência no andamento normal das atividades profissionais. A Santillana se reserva o direito de acessar e monitorar o uso do e-mail corporativo de seus colaboradores a qualquer tempo. O acesso às redes sociais poderá ser feito por meio de equipamentos da empresa, porém com moderação e cautela, de modo que não interfira na realização das suas atividades profissionais.
O download de músicas, filmes e outros arquivos digitais de uso pessoal é proibido. Usar e/ou permitir softwares não licenciados ou não autorizados pela instituição também é prática proibida, assim como o uso de equipamentos e recursos eletrônicos em desacordo com as regras publicadas nas “Normas para Utilização de Recursos de Informática”, disponível na intranet. A Santillana Brasil reserva o seu direito de monitorar e acompanhar o uso de todos e quaisquer processos tecnológicos fornecidos pela empresa.
Todos os colaboradores têm papel fundamental na construção de um relacionamento sólido e íntegro com os nossos clientes. O relacionamento entre colaboradores e clientes deve ser pautado pela honestidade, ética, transparência, imparcialidade, sigilo, objetividade e respeito à legislação e às normas vigentes.
Na relação com os clientes, interesses pessoais e/ou ilegítimos estão vedados. A Santillana Brasil também espera que essa relação considere o seguinte:
Nossa política é trabalhar com fornecedores e prestadores de serviços idôneos, contratados com base em critérios técnicos, imparciais, transparentes e éticos, de acordo com o melhor custo-benefício à empresa. Toda e qualquer contratação deverá atender aos requisitos de compliance vigentes, com declaração expressa pelo contratado do cumprimento integral das regras de compliance.
A Santillana Brasil compromete-se a concorrer de forma leal nos mercados, impulsionando a livre concorrência em benefício dos consumidores e usuários, zelando, sempre, pelo cumprimento das normas jurídicas em vigor. Nossos colaboradores não realizarão publicidade enganosa da atividade de seus negócios e evitarão qualquer conduta que constitua ou possa constituir abuso ou restrição ilícita da concorrência. Prezando pelo respeito à concorrência e pelo atendimento à Lei no 12.529/2011, fica vedado aos colaboradores da Santillana Brasil:
A Santillana Brasil está comprometida com o fiel cumprimento das normas estabelecidas neste Código. Diante disso, promoverá o monitoramento constante da sua atividade:
Caso alguma irregularidade constatada seja considerada de grande complexidade, o relatório deverá ser encaminhado à UCC, que analisará o caso e, se constatada tal necessidade, contratará auditoria externa independente.
O relacionamento com a imprensa deve ser feito com respeito e baseado em fatos e fontes fidedignos. Apenas as fontes expressamente autorizadas podem falar com a imprensa em nome da Santillana Brasil, ficando vedado a qualquer colaborador se manifestar em nome da empresa sem estar autorizado para tanto.
Caso seja procurado por algum jornalista, o colaborador deverá entrar em contato imediatamente com o Departamento de Relações Institucionais.
A empresa tem o compromisso de colaborar com o desenvolvimento da sociedade em todos os países onde atua. Para isso, estimula e apoia práticas e organizações que promovam o desenvolvimento da educação, da cidadania e da cultura. A Santillana constantemente avalia projetos e entidades idôneos e reconhecidos para apoio institucional, financeiro ou pedagógico, seja por meio de suas empresas, seja pela Fundação Santillana.
Violações
Todo e qualquer ato que contrarie e/ou viole o Código de Ética e a legislação estará sujeito às ações fiscalizatórias, disciplinares e punitivas a serem definidas pela UCC. Caso tenha conhecimento de alguma violação ao Código de Ética, o colaborador deverá procurar imediatamente a UCC.
Penalidades
Qualquer violação às normas e/ou orientações do Código de Ética e da legislação resultará em medidas disciplinares apropriadas, podendo, inclusive, levar à dispensa do colaborador por justa causa e/ou rescisão contratual imediata, sem prejuízo de providências legais cabíveis, tais como comunicação aos órgãos de polícia e de fiscalização, e tomada de medidas judiciais e administrativas para responsabilização do agente causador e ressarcimento de todo e qualquer dano.
As penalidades previstas para os casos de violação deste Código de Ética são: advertência verbal, advertência por escrito, suspensão, demissão por justa causa e rescisão contratual, sem prejuízo de quaisquer outras penas previstas em lei.
A decisão a respeito da definição da pena a ser aplicada e do tratamento ao caso concreto será emitida pela UCC a seu exclusivo critério. Entre os critérios de aplicação da penalidade, serão avaliados pela UCC a gravidade da falta, a extensão do dano causado à empresa e o histórico profissional e disciplinar do colaborador.
É imprescindível que todo colaborador da Santillana Brasil esteja ciente de que a prática de atos vedados por leis nacionais e, se aplicáveis, internacionais acarretará não só a responsabilidade da empresa pelos danos decorrentes da conduta ilícita, mas também a responsabilidade pessoal do colaborador que infringiu a regra. A aplicação das penalidades previstas neste Código não exclui a responsabilidade administrativa, civil e/ou penal do colaborador pelo ato praticado.
Eventual atribuição de responsabilidade pessoal do colaborador não restringirá o direito de regresso que se reserva a Santillana em caso de eventual dano causado à empresa.
Em caso de dúvida, consultas, denúncias e demais comunicações, o colaborador deve procurar a UCC por algum dos canais de comunicação a seguir:
Aos cuidados: Unidade de Cumprimento de Compliance do Grupo Santillana Brasil.
Para garantir a privacidade dos colaboradores, as denúncias realizadas por meio dos canais acima poderão ser feitas de modo anônimo ou identificado e culminarão na posterior verificação da veracidade das informações por parte da UCC.
No caso de envio de denúncias, para melhor análise por parte da UCC, é desejável que se informe, além do que o denunciante julgar conveniente, a data e o local dos fatos; nome dos denunciados ou, ao menos, apelido e descrição da ilegalidade supostamente praticada. Todas as denúncias serão avaliadas pela UCC com confidencialidade, imparcialidade, objetividade, integridade e celeridade, ficando a Unidade comprometida a apresentar resposta fundamentada à queixa com prontidão. Em se tratando de denúncia anônima, o denunciante poderá indicar e-mail e/ou telefone para que a UCC possa enviar uma resposta ao final da apuração.
A Santillana Brasil reforça que a participação de seus colaboradores para garantir a efetividade do presente Código é essencial. Assim, a empresa providenciará todos os instrumentos necessários para a plena segurança do denunciante que se identificar contra qualquer tipo de retaliação. Caso o denunciante verifique condutas que possam ser caracterizadas como represália, a ocorrência deverá ser reportada à UCC.
Este Código de Ética, embora busque exemplificar condutas vedadas, não apresenta rol exaustivo das ações ou omissões dessa natureza. Portanto, recomenda-se que em todas as situações em que colaboradores da Santillana Brasil possam ser confrontados com questões éticas haja prévia consulta à UCC em caso de dúvida.
Todos os colaboradores terão acesso ao Código de Ética mediante termo de recebimento e/ou acesso ao Código no endereço eletrônico: http://www.gruposantillana.com.br, e registrarão ciência acerca dos termos nele contidos. O Código de Ética adquire vigência imediata a partir da data de sua disponibilização. Trata-se de um documento dinâmico, sendo revisto e atualizado constantemente. Os comentários e as sugestões dos colaboradores serão sempre bem-vindos. Qualquer alteração terá, também, vigência imediata e será prontamente comunicada pela UCC, que providenciará a divulgação dos novos termos.
Os colaboradores se comprometem a acessar o Código de Ética e Conduta Profissional no endereço eletrônico acima indicado sempre que comunicados sobre qualquer modificação, dando ciência em até 5 dias de toda e qualquer alteração deste Código de Ética, tendo em vista a disponibilização do documento em meio eletrônico. Os colaboradores, além do presente Código de Ética, terão conhecimento e ciência do Código de Ética do Grupo Prisa, que, além da cópia impressa entregue a cada colaborador, estará disponível na intranet e no website da empresa, em versão traduzida no canal de Recursos Humanos – Comunicados ou na versão original, em espanhol, através do site www.prisa.com.